Khóa đào tạo hướng nghiệp – The R Việt Nam (7) _Buổi 6_ Quản lý thời gian

Buổi 6: QUẢN LÝ THỜI GIAN

Câu chuyện Big Rocks:

(video tiếng Anh – có khi hôm nào mình phải làm một cái tiếng Việt nhỉ  , thôi đọc ở link này cũng được http://www.hrlink.vn/diendan/index.php?showtopic=2192, đọc truyện bằng Tiếng Anh tại link http://www.angelamay.ca/index.php/2009/12/big-rocks/

Xem video này sẽ thấy rõ hơn

Từ câu chuyện này rút ra một điều, bạn phải xác định được với bạn, cái gì là quan trọng trọng trong cuộc sống – những hòn sỏi to – để đưa nó vào trước, sau đó mới đưa thêm những phần nhỏ vào

MỤC TIÊU:

Sau buổi học, các học viên sẽ:

1. Nhận thức – ý nghĩa của quản lý thời gian
2. Nhận diện các vấn đề về thời gian
3. Giải pháp tránh lãng phí thời gian

NỘI DUNG:

A1: Aware – Nhận thức về thời gian

A2: Analyse – Phân tích cách sử dụng thời gian

A3: Attack – Những kẻ cắp thời gian

A1: Aware – Nhận thức về thời gian

1. Thời gian – Quản lý thời gian là gì?
2. Tại sao phải quản lý thời gian?
3. Nhận thức về bản thân?

Bạn có quản lý được thời gian không? Không! Vì thời gian là không đổi, chúng ta chỉ có thể quản lý được hoạt động của bản thân mình, và thứ tự ưu tiên cho các hoạt động đó mà thôi.

QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀ QUẢN LÝ BẢN THÂN

Quan niệm về quản lý thời gian:

Đồng hồ	Potential, Fulfilment	La bàn
	-         Các cam kết  -         Sắp xếp công việc -         Kế hoạch hành động -         Mục tiêu		-         Tầm nhìn  -         Các giá trị -         Các nguyên tắc -         Định hướng
Làm gì và quản lý thời gian như thế nào?		Điều gì quan trọng và định hướng cuộc sống?

“It doesn’t really matter how fast you are going if you’re headed in the wrong direction”

Đọc sách: “Bảy thói quen của người thành đạt”

Tại sao Quản lý thời gian:

“If I waste a minute, I waste an hour;

If I waste an hour, I waste a day;

If I waste a day, I waste a lifetime!”

Kết quả là:

-         Nâng cao chất lượng cuộc sống;

-         Thành công rực rỡ

-         Sự hài lòng, thỏa mãn trong cuộc sống;

-         Làm việc hiệu quả và có kiểm soát.

Quản lý thời gian là cỗ máy đưa bạn đến bất cứ nơi nào bạn muốn.

Bài tập 1: Bài tập La bàn (3phút)

Mục tiêu (mong muốn)	Tại sao?	Mức độ quan trọng	Làm gì?

A2 : Analyse : Phân tích nhật ký thời gian

1. Nhận thức về cách sử dụng thời gian của mình
2. Khắc phục và kiểm soát được việc sử dụng thời gian

Bài tập 2: Liệt kê các công việc làm trong ngày. Đừng bỏ sót khoảng thờigian:

-         Công việc, đi lại, ăn ngủ, vệ sinh cá nhân, giải trí, gia đình, bạn bè, đọc – viết, học tập…

-         Phân loại thời gian sử dụng (có kế hoạch/không có kế hoạch)

-         Tổng kết và ghi tổng thời gian

-         Bạn phải thay đổi ở đâu?

Phân bổ thời gian lý tưởng cho công việc

-         15%: Thói quen/việc hàng ngày.

-         25%: Hoạch định chiến lược, lên kế hoạch để phát triển

-         60%: đã được lên kế hoạch và đang tiến triển.

Công cụ tổ chức quản lý:

1-     To do list (ngày, tuần, tháng, năm)

2-     Check list

3-     Nguyên tắc Quadrent – ma trận thời gian (Eisenhower Method)

4-     Nguyên tắc Pareto (20/80)

5-     Microsoft Outlook (to do – calendar – reminder)

6-     Sổ tay cá nhân

7-     Lịch

What is important is seldom/urgent?

A3: Attack - Kẻ cắp thời gian

Bài tập 4: Bài tập nhóm 5p, tìm kẻ cắp thời gian:

-         Lướt web lan man, ngủ

-         Chat

-         Trì hoãn, lười

-         Không quyết tâm

Làm việc nhóm 10p, trao đổi và xác định kẻ cắp cao thủ nhất chúng ta cần đề phòng?

Các tên trộm nổi tiếng

1. Không biết nói không:

Triệu chứng:

-         Hài lòng mọi người

-         Sợ người khác không làm được

-         Muốn thể hiện bản thân

ð     Làm việc không quan trọng đối với mình mà quan trọng với người khác

Để nói KHÔNG:

-         Sắp xếp, có kế hoạch ưu tiên công việc;

-         Nhận thức về trách nhiệm của bạn;

-         Xác định mức độ quan trọng, khẩn cấp và chủ thể của sự việc

-         Có ai khác làm được việc này?

-         Tìm cách nói “không” một cách lịch sự!

Lưu ý: Cân nhắc hậu quả khi nói KHÔNG

1. Trì hoãn

Giải pháp:

1. Tìm hiểu thêm thông tin và cứ bắt đầu;
2. Chia nhỏ công việc, đánh giá khả năng và hậu quả
3. Đặt thứ tự ưu tiên
4. Sử dụng Quadrent & Parento
5. Do it now! Xác định điểm xuất phát và đích
6. Xác định mục tiêu, viễn cảnh
7. Nói không/ nhờ người khác!

1. Cầu toàn

Triệu chứng:

-         Lùi thời gian

-         Soi mói các lỗi nhỏ nhặt

-         Không tin tưởng, tự làm

Đối phó? Giải quyết sự cầu toàn:

-         Sắp xếp ưu tiên công việc, lên kế hoạch;

-         Ghi nhớ “Toàn cảnh”

-         Không để phân tâm vì những việc lặt vặt, thứ yếu

-         Hãy tin cậy giao việc cho người khác

1. GIÁN ĐOẠN

Chân dung tên trộm:

-         Khách khứa liên miên

-         Đồng nghiệp, bạn bè liên tục gọi hoặc hỏi han

-         Mất tập trung, nghĩ vẩn vơ

-         Việc khẩn cấp khác xen vào

Đối phó:

-         Có nguyên tắc, khung thời gian cố định

-         Giao việc/ủy quyền

-         Tập trung vào 1 việc 1 lúc

-         Đánh giá mức độ quan trọng khẩn cấp, phương pháp thay thế

Một số kẻ trộm khác:

-         Bừa bộn, thiếu tổ chức;

-         Kỹ năng giao tiếp, trao đổi thông tin kém;

-         Kỹ năng tổ chức kém (họp hành liên miên)

-         Các yếu tố khách quan (tắc đường, giờ giấc cao su)

Các nguyên tắc quản lý thời gian:

-         Nếu đã bắt đầu công việc thì hãy kết thúc (When you start it, finish it)

-         Xử lý gọn (Close the deal)

-         Gọn gàng, ngăn nắp

-         Lập kế hoạch/để các khoảng thời gian trống

-         Xác định ưu tiên (Quadrent)

-         Bắt đầu ở phần quan trọng nhất (Pareto)

-         Luôn tự hỏi: Ngay bây giờ, làm gì thì tốt nhất? Tranh thủ lúc chờ đợi

-         Có xuất phát và thời gian

-         Nói không. Tránh bẫy công việc của người khác

-         Giao việc và giám sát

-         Không trì hoãn

-         3 test về thời gian:

• Cần thiết không?
• Tôi có phải làm không?
• Làm thế nào thì sẽ tốt hơn?

Nhắn nhủ:

Không ngừng lập kế hoạch và ưu tiên

Rèn luyện tạp lập các thói quen tốt

Tập trung … tập trung…

Đừng quên thời gian cho bản thân và hãy nâng niu sức khỏe.

Bài tập 2: Phân tích cách sử dụng thời gian của bạn

Bạn đã sử dụng 24h của mình như thế nào?

Thời gian	Công việc	Tổng thời gian làm 1 việc	Mục tiêu (thứ tự ưu tiên)	Đúng kế hoạch/không đúng kế hoạch	Thời gian sử dụng lý tưởng
00:00
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23:00

Bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho:

? Những công việc thực hiện theo kế hoạch                               : ……………h

? Việc hoạch định chiến lược, lên kế hoạch để phát triển            : ……………h

Bài tập 3: Bài tập về nhà:

Chia các khoảng thời gian sử dụng vào các nhóm công việc theo cách chia của riêng bạn

Ví dụ:

1. Work: Công việc – sự nghiệp
2. Sharetime: thời gian chia sẻ với người khác (bạn bè, gia đình)
3. Private: thời gian dành riêng cho bản thân: xả hơi, chơi, đọc sách, nghe nhạc, tập thể dục, đi chơi
4. Thời gian đi lại
5. Thời gian ngủ
6. Thời gian ăn uống
7. Thời gian vệ sinh cá nhân
8. Thời gian dành cho giải trí, gia đình, bạn bè

Phân loại công việc (mục tiêu/công việc hàng ngày)	Thời gian sử dụng thực tế (24h)	Phân bổ thời gian lý tưởng (24h)	Chênh lệch

1. Thói quen xấu/khoảng thời gian sử dụng chưa hiệu quả cần phải thay đổi
2. Việc nào cần thay đổi trước nhất. Hãy sắp xếp thứ tự các việc trên?
3. Theo dõi nhật ký thời gian trong vòng 1 tuần (nhật ký 24h ở BT1)
4. So sánh với kế hoạch thay đổi để thấy quá trình tiến bộ và đánh giá ý thức?
5. Lập kế hoạch tuần?

Phân loại các hoạt động, xác định ưu tiên, lập thời gian biểu tuần, thực hiện

1. Quyết tâm thay đổi
2. Theo dõi sự thay đổi
3. Lập kế hoạch và kiểm soát thời gian

Form kế hoạch tuần

Tuần: ……… từ ……/…… đến ……/……

Buổi	Giờ	Thứ 2	Thứ 3	Thứ 4	Thứ 5	Thứ 6	Thứ 7	Chủ nhật
Sáng	7.00  7.30
	8.00  9.00 10.00 11.00 12.00
Trưa	12.30  13.00
Chiều	13.30  14.00 15.00 16.00 17.00 18.00
Tối	19.00  20.00 21.00 22.00
Việc cần làm trong tuần (theo thứ tự ưu tiên)							Hạn chót
1. _____________________________________________________  2. _____________________________________________________ 3. _____________________________________________________ 4. _____________________________________________________ 5. _____________________________________________________ 6. _____________________________________________________ 7. _____________________________________________________
Đem qua tuần sau