Buổi 7: KỸ NĂNG TRAO ĐỔI THÔNG TIN TRONG CÔNG VIỆC:
HOkoru – RENraku – SOudan: Báo cáo – Liên lạc – Hỏi ý kiến
Một số link tham khảo mình tìm được :
2. Cách truyền thông nội bộ của người Nhật
4. 5 cấp độ của một Báo cáo xác thực vấn đề truyền đạt thông tin và tư vấn – sử dụng để xem xét lại bản thân, xem xét lẫn nhau, đưa ra lời khuyên và lắng nghe lẫn nhau: Bản Tiếng Anh , Bản tiếng Việt
Nội dung:
- Kỹ năng trao đổi thông tin Ho – Ren – So là gì?
- Cách tiến hành Ho – Ren – So hiệu quả
Câu hỏi thảo luận:
- Trong thực tế công việc, những vấn đề thường gặp khi trao đổi với:
- Cấp trên
- Đồng nghiệp
- Cấp dưới
là gì? Cho ví dụ?
(Có thể dựa vào kinh nghiệm bản thân ở nơi làm việc hoặc trường học)
HO – REN – SO LÀ GÌ ?
Ho – Ren – So là (Báo cáo – Liên lạc – Hỏi ý kiến)
- Phân loại nhiều tình huống đa dạng trong giao tiếp công việc thành 3 hình thức cơ bản cho dễ nhớ;
- Là 3 hình thức trao đổi thông tin cơ bản nhất;
Việc sử dụng phối hợp tốt hình thức cơ bản này sẽ giúp giải quyết các tình huống đa dạng phức tạp trong thực tế;
- Không phải là mục đích mà nhằm đạt mục đích
Case 1:
Khi đi làm trễ vài phút, có cần thiết phải báo cáo với cấp trên không? Nếu có thì liên lạc bằng cách nào?
- Nếu liên lạc thì sợ làm to chuyện, mất thời gian cấp trên, kết quả ngược lại. (Bình thường trễ vài phút cũng không có vấn đề gì). Nếu không liên lạc thì cũng không lo.
- Có tìm cách liên lạc, nhưng cấp trên không nhấc điện thoại, có nên liên lạc tiếp hay không?
Case 2:
Có điều không hiểu muốn hỏi cấp trên hoặc đồng nghiệp nhưng lúc nào trông cấp trên/đồng nghiệp cũng bận rộn, không tiện xen vào. Làm cách nào để hỏi? (Khi nào hỏi? Hỏi như thế nào để không tạo cảm giác làm phiền?
Case 3:
Cấp trên giao một việc phải xong trước 5h chiều. Bây giờ là 5h, còn chút nữa là xong nhưng chưa hoàn chỉnh.
Nếu gửi thì sợ chưa hoàn chỉnh, bị cấp trên mắng.
Nếu không gửi thì sợ bị mắng vì tội không làm đúng hẹn.
Làm thế nào bây giờ
NGUYÊN TẮC CỦA NGƯỜI NHẬT:
KHÔNG TƯỚC QUYỀN ĐƯỢC NHẬN BÁO CÁO CỦA SẾP
=> trong bất cứ trường hợp nào cũng phải báo cáo đúng thời điểm đã hẹn trước!
BÁO CÁO: HOkoku
Mục đích: Cấp trên nắm được tiến độ công việc, kịp thời điều chỉnh nhằm đạt được kết quả tốt nhất.
Đối tượng nhận: Người ra chỉ thị trực tiếp (cấp trên/khách hàng)
Quyền lợi của cấp trên/khách hàng: Muốn bỏ qua báo cáo phải có sự đồng ý.
Thời điểm: đúng thời hạn quy định
Nội dung:
- Sự việc đã xảy ra;
- Việc đã được giao;
- Việc đã xử lý xong;
- Sự việc thực tế, cảm tưởng, kết quả
Nguyên tắc:
- Tin càng xấu báo càng sớm;
- Báo cáo trước khi hỏi.
Hình thức:
- Văn bản, miệng (nên trịnh trọng, chính thức)
- Phải chắc chắn là báo cáo đến nơi.
LIÊN LẠC – RENraku
Mục đích: Chia sẻ thông tin; Thông báo trạng thái; Chia sẻ trách nhiệm
Đối tượng nhận: Mọi đối tượng liên quan
Quyền lợi của đồng nghiệp: Không tự ý bỏ qua
Thời điểm: Càng sớm càng tốt
Nội dung:
- Sự việc đã xảy ra;
- Tình hình thực tế;
- Tình trạng hiện tại;
- Thông tin cần chia sẻ.
Nguyên tắc:
- Phản hồi trước thông tin đã nhận được;
- Ngắn gọn, tránh làm mất thời gian.
Hình thức:
- Trực tiếp, email, điện thoại;
- Có thể informal, nhẹ nhàng.
CÂU HỎI THẢO LUẬN
- “Liên lạc” có cần phải chắc chắn là thông tin đến nơi không?
- Email, tin nhắn có khả năng không đến nnơi, dùng cho “báo cáo”, “liên lạc” được không?
THẢO LUẬN/HỎI Ý KIẾN – SOudan
Mục đích:
- Tìm kiếm sự tương trợ;
- Chia sẻ thông tin, thu thập ý kiến, kinh nghiệm.
Đối tượng:
- Những người có kinh nghiệm, có kỹ năng giải quyết vấn đề;
- Là quyền lợi của bản thân.
Thời điểm: ngay khi cần thiết
Nội dung:
- Vấn đề gặp phải
- Những việc khó
- Những việc muốn giải quyết.
Nguyên tắc:
- Chuẩn bị trước nội dung;
- Lập sẵn các phương hướng giải quyết cho cấp trên cân nhắc;
- Không hỏi How, What và hỏi Which
- Lựa chọn thời điểm thích hợp, tránh làm phiền.
Hình thức:
Nên gặp trực tiếp
Case 4:
Hỏi sếp một câu, bị mắng lại “một việc thế này mà cũng phải hỏi tôi à!” Làm thế nào bây giờ? Những gì cần hỏi? Những gì không nên hỏi?
Case 5:
Đã hỏi khách hàng một việc nhưng chờ mãi không thấy trả lời. Hỏi nhiều thì ngại làm phiền khách hàng. Làm thế nào bây giờ? Để vẫn lấy được thông tin mà không tạo ấn tượng xấu với khách hàng.
Case 6:
Sếp A: Cuối giờ hôm qua sao không gửi Hợp đồng cho tôi, để lỡ hết kế hoạch
Nhân viên B: Cuối giờ hôm qua em đã gửi qua Email cho anh rồi.
Sếp A: Sao giờ tôi vẫn chưa thấy mail tới. (Mail đã bị rơi vào Spam Mail)
Ai có lỗi? Làm thế nào để tránh xảy ra trường hợp này?
MỐI QUAN HỆ GIỮA HO – REN – SO và PDCA
Ở giai đoạn nào, hình thức nào cần được chú trọng?
Cách báo cáo (nâng cao)
- Báo cáo theo quy trình PDCA.
Ví dụ tình huống:
Có những vật sau:
- Một tổ công nhân gồm 10 người, gọi là tổ A
- Một tổ trường quản lý 10 tổ viên đó (Ms. B)
- Cấp trên (Ms. Boss) là người giao việc cho tổ trưởng, và nghe tổ trưởng báo cáo.
Một ngày, Ms. Boss gọi Ms. B lên:
Ms. Boss: “ngày mai, bố trí tổ A kiểm tra lại toàn bộ lô hàng máy ảnh mà phân xưởng C đã sản xuất tuần trước. Do một sơ xuất trong dây chuyền sản xuất, màn hình của một số máy ảnh có thể bị mờ ở vài điểm.
Nhiệm vụ của tổ A là kiểm tra lại toàn bộ máy ảnh, máy nào lỗi thì lọc ra, thống kê lại tỷ lệ phế phẩm, rồi báo cáo lại cho tôi.
Việc này sẽ mất vài ngày, nhớ hàng ngày viết báo cáo tình hình cho tôi.”
Tình huống 1: Sau khi nhận nhiệm vụ trên, Ms. B về tổ triển khai
Báo cáo ngày đầu tiên của Ms. B gửi lên cấp trên như sau: “Tổ A đã bắt đầu làm công việc được giao. Hôm nay 10 người đã check được 2000 sản phẩm, phát hiện được 10 sản phẩm màn hình bị mờ”.
Câu hỏi: Nội dung báo cáo này đã ổn chưa?
Theo PDCA nên:
- Plan: Tất cả bao nhiêu sản phẩm phải kiểm tra? Dự tính 1 ngày kiểm tra được bao nhiêu sản phẩm?
- Do: Đã kiểm tra được bao nhiêu sản phẩm?
- Check: Kết quả “Do”, “Do” so với dự định thế nào? Nhanh hay chậm?
- Action: Nếu đang chậm hơn tiến độ thì dự định làm thế nào để cải thiện.
Tình huống 2:
Một ngày Ms. B phát hiện ra là do sơ suất của mình, có 1 số sản phẩm kiểm tra sót, chưa kiểm tra nhưng đã xem là đạt, gửi cho công đoạn sau rồi.
Hành động đúng là:
- Liên lạc trực tiếp với công đoạn sau, tìm cách thu hồi lại những sản phẩm đã bị sót?
- Liên lạc ngay với cấp trên về sai lầm đã mắc phải?
Đây là một kỹ năng rất nên học hỏi và áp dụng của người Nhật ^^
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét