Phong cách làm việc trong Công ty Nhật

Bài  này viết từ hồi nảo hồi nào ấy ^^ (tháng 6/2009), hôm nay copy sang đây cho tiện theo dõi và cũng lý giải tại sao mình lại theo học khóa Hướng nghiệp của The R, khởi nguồn của việc tiếp cận phong cách làm việc của Nhật Bản

Chiều thứ 7 vừa rồi, tham dự khóa học (nói là buổi chia sẻ thì đúng hơn), ởhttp://vci.edu.vn/content/view/88/2/, để tìm hiểu về Phong cách làm việc trong Công ty Nhật

Tại sao mình lại biết đến thông tin khóa học này? Chẳng là thỉnh thoảng lại vào facebook xem YQ viết gì, join cái gì, thấy attending vào training course này, thế nên mình tìm hiểu kỹ hơn về nó, và tìm được link kia, rồi đăng ký học qua email vào đêm thứ 6, sáng thứ 7, đã được xác nhận ghi tên vào lớp học, trưa thứ bẩy một mình bêu nắng ngòai đường, ăn trưa một mình ở khu Bách Khoa, một cốc nước mía khi ăn xong, và tới lớp học trước 20phút, rảnh rỗi nó thế!

Đến sớm nên thầy giáo còn chưa nghỉ trưa xong, mình lên phòng rồi đợi một chút để thầy giáo chấn chỉnh trang phục, tranh thủ chụp được cái ảnh lớp học nhỏ xinh này:

Một mình một phòng, thỉnh thoảng lại có thầy giáo đi ra đi vào, để chuẩn bị cho buổi học, thầy giáo là người Nhật, nói tiếng Nhật – sorry, I don’t understand L, sao thầy ko nói Tiếng Anh nhỉ? Chắc chả biết cũng nên! 

Một lúc sau có 2 người nữa đến, bạn nữ nói tiếng Nhật rất tốt, 2 thầy trò cứ nói, còn mình nghe nhạc, vì đâu có hiểu họ nói gì

Thêm 1 anh chàng nữa, tên gì nhỉ anh Thành, bạn Quỳnh đi với anh Đông, anh Hùng đi với anh Phong, và một bạn nữa, danh sách lớp có 15 người, mà chỉ có 6 người tới, chắc tại trời nóng quá mức cho phép người ta đi ra đường… thêm một em đang theo học Tiếng Nhật ở đó, rồi 1 trợ giảng, 1 thầy giáo, và ông hiệu trưởng dự lớp nữa.

Vài hình ảnh từ lớp học

Nội dung thì thế này:

“PHONG CÁCH LÀM VIỆC TRONG CÔNG TY NHẬT”

I. Trong công việc, điều gì là quan trọng nhất?

Lòng tin!

II. Những nguyên tắc tạo lập lòng tin

Sologan: “Tạo cho người khác cảm giác yên tâm”

1. Đúng hẹn (thời gian, lời nói…)

2. Có thái độ tôn trọng người xung quanh

3. Công – tư phân minh

III.  Các nguyên tắc cơ bản khi trao đổi danh thiếp

1. Vai trò của tấm danh thiếp: thể hiện vị trí xã hội của bản thân cũng như của đối tác -> quan trọng

2. Các nguyên tắc:

a. Các nguyên tắc chung

- Chuẩn bị tư thế sẵn sàng khi nhận được danh thiếp (thái độ, vị trí nhận…)

- Trong trường hợp 2 bên cùng trao nhận danh thiếp thì khách hoặc cấp dưới sẽ là người trao danh thiếp trước.

- Tỏ thành ý trân trọng khi trao – nhận

- Làm cho đối tác thấy được sự tôn trọng của mình

- Trao – nhận danh thiếp bằng cả hai tay, giữ ở vị trí ngang ngực

b. Trường hợp nhận danh thiếp

- Dùng cả hai tay: thể hiện sự trân trọng

- Không đè ngón tay lên tên đối tác

- Nhận danh thiếp ở vị trí ngang ngực

Xem video minh họa này

c. Trường hợp trao và nhận danh thiếp cùng một lúc

- Dùng 1 tay (tay phải trao, tay trái nhận)

- Trao và nhận một cách trịnh trọng

- Người giữ vị trí thấp hơn sẽ trao danh thiếp thấp hơn để thể hiện sự kính trọng với đối phương (vị trí xã hội cao hơn)

Xem thêm video này nhé

IV. Các nguyên tắc cơ bản khi làm việc

1. Trước khi gọi điện hoặc Fax cho đối tác, để tránh nhầm lẫn cần kiểm tra cẩn thận số điện thoại, số fax, tên người nhận. Sau khi gửi fax cần xác nhận xem đối tác đã đến chưa?

2. Chào hỏi khi đi ra ngoài

3. Thông báo mục đích đi ra ngoài, thời gian, địa điểm…

4. Không để tài liệu lộn xộn, mở khi đi ra ngoài

5. Truyền đạt lại thông tin cá nhân một cách ngắn gọn.

6. Trong giờ nghỉ nếu có điện thoại đột xuất vẫn phải tiếp nhận một cách lịch sự.

7. Trong trường hợp đến muộn phải gọi điện xin phép -> Phương châm: “Không làm cấp trên và đồng nghiệp lo lắng”.

8. Không xin phép nghỉ qua Email, tin nhắn

9. Trong bất cứ hoàn cảnh nào, xin đừng quên “Cảm ơn”

10. Công – tư phân minh

11. Tạo ấn tượng tốt với khách hàng từ trang phục đến tác phong lịch sự

12. Bảo mật các thông tin cá nhân (ID, password…)

13. Đến trước cuộc hẹn 5phút

14. Không làm ảnh hưởng tới những người xung quanh bằng việc hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn

15. Rèn luyện thói quen ngăn nắp bằng cách lấy đồ vật ở đâu thì trả về vị trí cũ.

V. Các nguyên tắc cơ bản khi sắp xếp chỗ ngồi theo chức danh, vị trí làm việc trong công ty .

Người có vị trí cao nhất sẽ ngồi xa cửa nhất, và là vị trí có thể nhìn thấy người lạ mở cửa vào đầu tiên, đồng thời cũng là vị trí an toàn nhất! (Ảnh sơ đồ đúng sẽ up sau ^^)

Sơ đồ ở phòng khách

Phòng họp

Trên xe ô tô

Trên tàu điện

và Trong thang máy

Những gì thu được từ buổi chia sẻ này?

-         Cách thức tổ chức: okie, bài giảng dựa trên những đoạn phim minh họa cho các kiến thức ở trên, vậy nên rất dễ nhớ, dễ hiểu, có thể vận dụng để làm chương trình đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp.

-         Thành viên tham gia: chưa biết chọn lựa (không nhắm chính xác đối tượng là ai)

-         Thời gian tổ chức: trời nắng, nên rớt một nửa 

-         Hiệu quả: ko đem lại sự hài lòng cho tất cả những người tham dự (vấn đề quá cơ bản)

-         Giảng viên: rất khiêm tốn, trình bày với thái độ chia sẻ

-         Hiệu trưởng: rất chăm chú, giải thích thêm cho những thắc mắc sâu hơn của mình

-         Trợ giảng: khá lưu loát, tự tin và nắm được vấn đề của buổi nói chuyện.

- Cảm thấy rằng chẳng nên làm việc với người Nhật  ! Vì họ quá nguyên tắc, không tùy cơ ứng biến như người Việt mình, dễ chịu và thoải mái hơn nhiều, he he

Vậy thôi nhỉ!

Đó là suy nghĩ thời điểm tháng 6/2009, song đến tháng 8 mình đã thay đổi suy nghĩ này, thấy buổi học này thật bổ ích ^^